3 tips för en mer strukturerad arbetsvardag

Ledarskap och coaching

En tanke: hur mycket längre skulle nyårslöften hålla om de startade, säg, 1 september istället för 1 januari? Vem fick för sig att den bästa dagen för att bryta med gamla, trista vanor är när det är som kallast och mörkast? Inte konstigt att de flesta av oss upplever en starkare känsla av nystart efter semestern än vid nyår. Nu är det fortfarande varmt, ljust och vi är utvilade efter flera veckors semester.

Om de vanligaste nyårslöftena är att börja träna eller sluta röka är vår gissning att ”bli mer strukturerad” finns med på topplistan över sådant flest lovar sig första arbetsdagen efter sommarens ledighet.  Vi hjälper gärna till med det vi kan under din utvecklingsresa. Här kommer våra och andras bästa tips för pengar-på-fredag-ordning-och-reda.

 

Göra eller planera?

Många känner säkert igen sig i att fastna i ett ständigt planerande. Vi avsätter tid i kalendern för att sortera i vad vi har att göra, planerar in tid för att genomföra uppgifterna, skriver att göra-listor som skiljer på vad vi ska göra direkt och vad vi får planera in senare… Det är så skönt att få skaffa sig en överblick över arbetets omfattning att vi ibland prioriterar det högre än att faktiskt få saker gjorda.

Tidspodden med Lena Lid Falkman och Petra Brask är en guldgruva för personlig utveckling på jobbet. Avsnittet om planeringstid hjälper oss att reda upp i det ständiga planerandet och ger oss tips som att:

  • Flytta saker som tar mer än 20 minuter att genomföra från att göra-listan till kalendern.
  • Saker som tar mindre än 20 minuter att genomföra görs mellan annan planerad tid, eller under planerad ”fixa-tid”.
  • Ställa in kalendern som sin startvy. Då kan vi börja med en överblick över dagen hellre än att fastna i mejlkorgen.

 

Ta kontroll över inkorgen

Mejlkorgen, förresten. Den arbetsuppgift som ofta nämns med en lång suck under semesterns sista dagar. Hur många av följande kommentarer har du själv hört?
  • ”Usch, undrar hur många olästa mejl jag kommer ha när jag kommer tillbaka.”
  • ”Nu får man väl sitta hela första veckan och bara försöka komma ikapp med inkorgen.”
  • ”Kan man bara strunta i att läsa alla olästa mejl och radera dem istället?”
Tidningen Chef ger några råd kring hur du tar dig an inkorgen efter semestern, och ett par av råden kan du hålla kvar vid under hösten:
  • Ställ in regler som automatiskt sorterar dina inkommande mejl. Det underlättar för dig att prioritera med mindre stress.
  • Välj ibland att ta ett snabbt uppsamlingsmöte där ni stämmer av läget. Visst är det bra att inte boka upp för mycket arbetstid till möten, men att flera personer ska läsa långa mejltrådar mellan varandra tar ofta längre tid än man tror.

 

Strukturerade och effektfulla möten

Få saker irriterar så mycket på en arbetsplats som när medarbetare och chefer upplever att de lägger tid på onödiga möten. Vi är helt övertygade om att en del av den irritationen kan tas bort om den som leder mötet lyckas uppmuntra till idéutbyte och samtidigt håller en tydlig, effektiv struktur. Det ställer högre krav på mötesledaren, men vi har många tips att dela med oss av.
Vi hoppas att det här blogginlägget har gett dig nya idéer att testa för en mer strukturerad höst. Och du, börja gärna med ett eller två områden för att ge dig chansen att fokusera på dem ordentligt. Du behöver inte förändra alla vanor på en gång.

Relaterade poster