Du är 5 minuter från en bättre APT

Ledarskap och coaching, Retorik och presentationsteknik

APT, eller arbetsplatsträffar, är välbekanta inslag på svenska kontor. Känner du som chef igen dig i att dessa möten inte är det som lockar fram din allra mest kreativa sida? Är det snarare ”Jag gör som jag brukar och hoppas att det blir bra”? På Tele Coaching är vi fast beslutna vid att medveten kommunikation är A och O för att lyckas med ditt ledarskap. Slumpen och dagsformen får inte avgöra hur du leder eftersom det ger dig varierande resultat.

Planering och reflektion gör dig mer beräknelig och inger säkerhet hos dina medarbetare. Det gör också att du är bättre förberedd på att lyckas i varje given situation. Vi har samlat ihop några av våra tips som kan göra dina arbetsplatsträffar både mer effektiva och kvalitativa. Ja, bättre helt enkelt.

 

Känna, veta och göra

När du förbereder din APT rekommenderar vi att du ställer dig följande frågor:

  • Vad vill jag att medarbetarna ska känna under mötet?
    Trygghet? Glädje? Delaktighet? Samhörighet? Genom att hitta ett tydligt fokus på vilken eller vilka känslor du vill skapa hos dina medarbetare får du en bättre förståelse för hur du behöver agera för att lyckas skapa dessa känslor.
  • Vad behöver medarbetarna få veta under mötet?
    Skilj på vad medarbetarna faktiskt behöver veta och vad som snarare är trevligt att veta. Fokus ska ligga på det som är viktigast här och nu. Det finns säkert information som du utöver det vill att medarbetarna får reda på eller kan diskutera, men ställ dig frågan om det verkligen är viktigt för stunden.
  • Vad är det medarbetarna ska göra under eller efter mötet?
    Ska de ta ställning till något? Ska de ändra i sina arbetsrutiner? Beroende på vad de ska göra behöver du förbereda dig på hur du ska underlätta för dem för att kunna få till det bästa agerandet hos dina medarbetare.

Genom att ställa dig dessa frågor kan du snabbt få en överblick över vad du vill få ut av mötet, och kan då förbereda vad du ska säga och hur du ska säga det.

 

Fundera på hur du skulle bemöta kommentarer som ”Det där har vi redan testat, varför skulle det funka nu?”.

 

Förbered dig på reaktioner

Du gör dig själv en tjänst om du förbereder dig på vilka känslor och reaktioner som kan komma upp. Fundera på hur du skulle bemöta exempelvis kommentarer som ”Det där har vi redan testat, varför skulle det funka nu?”. Tänk igenom vilka invändningar du kan förekomma för att inte negativiteten ska fylla rummet. Till exempel kanske du säger ”Jag vet att vi har försökt implementerat något liknande förut, och vad jag ser är skillnaden på just det här är att…”.

 

Kortfattat ställningstagande

Ett budskap, syfte eller beslut blir lättare att ta ställning till ju enklare det är formulerat. Ett exempel: ”Från och med 1 maj ska vi ha max en minut i efterbehandlingstid”. Uttryck budskapet tidigt och avsluta gärna mötet med samma budskap. Det får deltagarna att minnas och det blir tydligt vad de ska ta ställning eller anpassa sig till. Du undviker också förvirring i efterhand där dina medarbetare undrar vad det egentligen var som ni kom fram till.

Uppmuntra delaktighet

Oavsett om du håller i en APT för första eller tjugonde gången så kan dina deltagare vara mer eller mindre bekväma med att komma till tals i grupp. För att skapa delaktighet i gruppen är det viktigt att du som håller i mötet får deltagarna att känna att de både vill och vågar flika in. Denna atmosfär kan du skapa genom att uppmuntra deltagarna till fortsatt delaktighet.

Att dela mötesgruppen i flera små grupper är ett effektivt sätt för att få igång diskussioner i helgrupper. Många föredrar att presentera den lilla gruppens förslag inför de andra kollegorna, än att återge sina egna personliga tankar. Var noggrann med att bemöta respektive inlägg i diskussionen med kommentarer som ”Vad bra att du tar upp det”, ”Tack för att du delar med dig”, ”Det tar vi med oss” eller ”Intressant tanke”.

 

Definiera spelregler

Skapa en tydlig ram för hur mötet ska gå till. Hur långt behöver mötet vara? Ska det vara fritt att ta ordet för deltagarna? Hur länge får varje deltagare ha ordet? Det sistnämnda kan vara enkelt att definiera i teorin men inte lika självklart i praktiken. Ibland vill vi inte bjuda in till för mycket diskussion, exempelvis när vi upplever att det redan finns enighet i frågan. För att kunna gå vidare kan du då ställa frågan ”Finns det några invändningar?”.

 

Vill du ha fler tips på hur du skapar en bra presentation? Läs först vår guide om hur du förbereder din bästa presentation. Känner du dig fortfarande inte fullärd efter det – gå vidare till vårt blogginlägg om hur du undviker powerpointdöden.

Relaterade poster