Förbereda sommarvikarier – 3 steg att bocka av

Close-up of two pair of feet in a swimming pool

Ledarskap och coaching

Hallå där, chef för en kundserviceavdelning! Visst är du färdig med att anställa sommarvikarier? Eller i alla fall i full gång? Bra! Luta dig nu inte tillbaka och tänk att den praktiska planeringen för deras introduktion hinner du lösa senare. (För oss emellan, visst leder det ofta till en panikplanering dagarna innan de nyanställda förväntas vara på plats…?) Vi listar här tre punkter du ska kunna bocka av för att dina nya stjärnor ska få en bra start hos er.

 

Första intrycket

Ni lägger säkert mycket tanke bakom vad kundens första intryck av er ska vara. Ni planerar för hur receptionen ser så inbjudande ut som möjligt och hur ni inleder telefonsamtal för att skapa en god känsla direkt. Resonera på samma sätt när ni nu ska sälja in arbetsplatsen till den nyanställde. Tänk er in i dennes situation och ställ er frågor som:

  • Har jag fått tydlig information på förhand om var jag ska gå första dagen? Vilken tid jag ska vara där? Vem jag kommer träffa? Hur jag anmäler att jag är på plats?
  • Är det tydligt när jag är på plats var jag ska bege mig? Är det lätt att hitta rätt?
  • Vilken upplevelse får jag av den fysiska miljön när jag kommer? Upplever jag den ordnad och inbjudande?
  • Är min dator, kontorsplats och andra arbetsverktyg redo att använda?
  • Vet jag vem jag kan fråga om det är något jag behöver hjälp med?

Ibland står planeterna rätt i kurs och en tillfällig sommaranställning går över i en förlängd anställning. Kom då ihåg att göra en ännu mer utförlig introduktion för den nyanställda, så att denne får bra förutsättningar för att kunna ta ett större ansvar. IT-företaget Visma och tidningen Chef har bra, utförliga checklistor att följa om anställningen blir så lyckosam att den fortsätter in i hösten.

two peaople playing table football

Värderingar

Vilka värderingar är extra viktiga att känna till för dina nyanställda? Se till att du eller någon annan förmedlar dessa. Det som är självklart för dig och dina ordinarie medarbetare behöver uttalas mer explicit för de som är nya och ännu inte lärt sig de oskrivna reglerna. Var konkret, så att den nyanställda får exempel på hur de kan agera i linje med er värderingar. Till exempel:

  • Är det viktigt för er att göra det lilla extra för kunden? Det kan till exempel vara att erbjuda kaffe till en person som väntar i receptionen eller att mejla över en intressant artikel till en kund vi pratat med i telefonen. Säg det i så fall till den nyanställda!
  • Har ni ett högt fokus på säkerhet? I så fall kanske ni vill att medarbetarna alltid pratar med en kollega om denne upplevt en obehaglig situation med en kund. Säg det i så fall till den nyanställda!

 

Utbildning

Du som är chef över en avdelning som arbetar med kundkontakt kanske tänker att det är okej att sommarvikarierna får mindre utbildning än de ordinarie medarbetare. Du nöjer dig med att låta vikarierna medlyssna till sina kollegors samtal för att veta hur de löser ärendena och hittar i systemen. Kanske tänker du att det blir lite si och så med samtalens kvalitet, och att det är okej. Det är ju sommar!

Kom ihåg: om sommarvikarier utan någon utbildning i hur de kommunicerar i samtalen tar majoriteten av era samtal under juni, juli och augusti kommer era kunder uppleva en försämrad kvalitet under 25 procent av året. Avsätt en utbildningsdag för alla sommarvikarier där de lär sig vad som är ett säkert tonfall, vilka ordval som är bra att använda och hur de gör för att effektivt komma fram till en lösning. Det är inte bara värt investeringen utifrån att samtalen blir bättre, det gör också att medarbetarna känner sig mer uppskattade. Då är det också mer troligt att de vill komma tillbaka nästa år!

 

När du har koll på de tre stegen ovanför kan du slappna av en stund och se fram emot att dina nya medarbetare kommer trivas hos er. Och du, det där sista viktiga steget med utbildning – det vet du att vi ordnar. Hojta till bara så kommer vi till er och gör dina nya stjärnor redo för scenen!

Relaterade poster