Lista: tips inför svåra samtal med medarbetare

Person in labyrinth on beach

Ledarskap och coaching

Rollen som chef innebär att sätta sig i situationer som på sikt är utvecklande, men som i stunden känns jobbiga. Svåra samtal med medarbetare är för många en sådan situation.

Ett svårt samtal kan röra sådant som är tydligt jobbrelaterat, som att medarbetaren har problem att samarbeta med andra, klagar mycket eller inte levererar det den ska. Det kan också vara samtal om hur personens privatliv påverkar jobbet, till exempel misstänkta problem med alkohol eller att personen ständigt är försenad. Här har vi satt ihop en lista med våra egna och andras tips för att genomföra svåra samtal.

 

1. Ge feedback löpande

Säkerställ att du löpande ger feedback till dina medarbetare, både på sådant de gör bra och sådant de behöver förbättra. Om ni i vanliga fall inte har den typen av dialog är det en större utmaning att få medarbetaren att känna av din välvilja i ett svårt samtal. Ta gärna hjälp av vårt blogginlägg för att mäta hur mycket feedback du faktiskt ger.

 

Ett vanligt misstag är att chefen är så obekväm i situationen att han eller hon river av samtalet för snabbt.

 

2. Checklista för innan, under och efter

Tidningen Arbetsliv har en bra checklista för vad du som chef behöver tänka på innan, under och efter ett svårt samtal med en medarbetare. Använd gärna checklistan för att känna dig trygg i att du förberett dig väl inför mötet (även om alla delar av ett svårt medarbetarsamtal så klart inte går att planera i detalj).

 

3. Ha inte för bråttom

I ett tidigare blogginlägg har vi delat med oss av några vanliga misstag i svåra medarbetarsamtal. Ett sådant är att chefen är så obekväm i situationen att han eller hon river av samtalet snabbt för att ha det avklarat. Se till att lägga in tid för medarbetaren att fundera på det som sagts och ge sina svar på det.

 

Låt hellre medarbetaren sammanfatta, så får du bra koll på hur medarbetaren uppfattar det du sagt.

 

4. Planera för vad du säger och när du säger det

Information om förändringar, till exempel en omorganisering, kan ge upphov till många frågor hos medarbetarna. Harvard Business Review lyfter fram några viktiga punkter för att göra det bästa av den här typen av osäkra situationer. En av punkterna är att planera för att ge information vid flera tillfällen. Alla människor tar till sig förändring olika snabbt, så se till att det inte bara finns ett enda tillfälle att ställa de frågor som kommit upp.

 

5. Stäm av hur budskapet landat

Istället för att själv sammanfatta i slutet av mötet är bättre att du låter medarbetaren sammanfatta. Fråga till exempel ”Hur skulle du sammanfatta det vi pratat om?” så får du bra koll på hur medarbetaren uppfattat det du sagt. Fler förslag på frågor och formuleringar att använda i ett svårt samtal med medarbetare hittar du i vår guide.

Relaterade poster