Utvecklande gruppmöten på distans – så lyckas du

Ledarskap och coaching

Många av oss upplever grupputvecklande övningar och kreativa möten som några av de svårare delarna att få till på distans. Kanske av samma anledning som gör att distansmöten ofta är effektivare – det är svårare att få till det spontana och informella småpratet utan att det blir rörigt. Här listar vi därför några nycklar för hur du skapar bra möten där ni antingen ska ha någon typ av kreativ workshop eller gör övningar i syfte att stärka gruppens sammanhållning och samarbete.

 

Få i gång snacket direkt

Starta mötet med någon typ av incheckningsövning, där mötesdeltagare direkt får prata om något som är enkelt att prata om. Att tidigt få alla deltagare att börja prata är det bästa du kan göra för att de ska fortsätta med det under resten av mötet! En incheckning består ofta av en fråga som varje deltagare besvarar, men själva frågan kan vara varieras hur mycket som helst:

  • Vad är det mest utmanande ju jobbat med sedan vi sågs sist?
  • Vilken TV-serie tittar du på just nu?
  • Vad vill du ha fått med dig när vi avslutar det här mötet?
  • Vad är du tacksam över just nu?

Preppa för styrning

För mycket regler kan hämma viljan att prata, för få regler kan göra diskussionen rörig. Om du inte vill sätta för många regler från början kan du istället meddela hur de kommer fungera om ni vill använda dem. Det skulle kunna låta ungefär så här:

”Eftersom vi bara är sex personer tänker jag att vi testar att alla låter mikrofonerna vara på, så kan vi enklare hoppa in och fylla på varandras idéer. Behöver vi sedan lite mer ordning för att alla ska få säga det de vill så säger jag till. Då stänger vi av mikrofonerna, den som vill säga något klickar på knappen för handuppräckning, så kommer Marie hålla koll på ordningen och fördela ordet. Känns det okej?”

Vill du redan från start sätta den typen av ramar för diskussionerna går det så klart lika bra.

 

Var generös med respons

Har du pratat på ett distansmöte utan att vare sig se eller höra de som lyssnar? Då vet du hur svårt det är att säga något vettigt när man får noll respons. Var därför generösa med att bekräfta varandra, även när ni inte har något att tillägga själva. Det kan göras på enklast möjliga sätt:

  • Tummen upp mot kameran efter en person pratat klart.
  • Kommentarer som ”Klart och tydligt, tack!” eller ”Jag har inga invändningar”.
  • Tekniska funktioner, som till exempel emojis i Microsoft Teams (de visas över bilden på den som klickat).

 

Läs mer: så bidrar bra diskussionsklimat till effektiva team. 

 

Dela på ledarskapet

Även om du är den som bjuder in till mötet behöver du inte leda alla agendapunkter. Tvärtom är delat mötesledarskap ett bra sätt att få större variation i vem som pratar, och mer delaktighet från mötesdeltagarna. Ge deltagarna de förutsättningar de behöver för att göra ett bra jobb. Det kan vara tid för förberedelse, mål med övningen de ska leda eller något annat de behöver veta. Är du van att leda mötena på egen hand kanske du behöver påminna dig själv ibland om att släppa taget – ingen gillar en person som delegerar och sedan ändå lägger sig i.

 

Ge förutsättningar att hålla energin uppe

Uttrycket Zoom fatigue fick sin stora spridning under 2020. Begreppet beskriver den trötthet som för många videomöten efter varandra framkallar. Var noggrann med att få in tillfällen för återhämtning i agendan. Detta gäller speciellt i de möten där ni ska orka vara kreativa hela vägen.

  • Fler pauser än under fysiska möten. Använd gärna många, korta pauser på några minuter där ni tar av er hörlurarna och gör några fysiska rörelser.
  • Variera upplägget så att ni ibland diskuterar, ibland gör något på egen hand, ibland läser och så vidare. Allra bäst är det om deltagarna kan stänga av kameran, lämna platsen vid datorn och röra sig i rummet under delar av mötet.
  • Bryt av med tillfällen där mötesdeltagarna får vara kreativa på ett nytt sätt. Till exempel genom att snabbt springa iväg och hämta den mest onödiga prylen de har hemma, tänka ut ett julklappsrim för en slips eller skapa en medelmåttig skuggfigur på väggen.

 

Lycka till med era kreativa och grupputvecklande möten! Vill du läsa mer om några som verkligen har gjort ett bra jobb med att utveckla sin grupp på distans, så läs vårt case om kundserviceavdelningen på GS1. De har jobbat med den interna kommunikation och beskriver i caset om hur det gjort teamet starkare.

Relaterade poster